En los emprendimientos y pymes es indispensable seguir procesos para no perderse en las tareas diarias y en los problemas cotidianos a los que se enfrentan los responsables.
El proceso de compra es uno de los más importantes, la persona encargada de este departamento debe tener la capacidad de analizar las mejores opciones y que estas tengan un equilibrio entre los tres pilares del proceso de compras: calidad, precio y cantidad, y así lograr obtener los productos que satisfagan las necesidades de la empresa.
El proceso de compra de cada empresa es único y debe estar adaptado a sus necesidades, en todos los casos este proceso debe estar bien claro para todos los involucrados, ya que suelen pasarse por alto muchos detalles que pueden afectar el margen de ganancia de la empresa. Una mala gestión de compra puede afectar a tal punto que podría poner en riesgo la existencia de la empresa.
Un ejemplo de un proceso de compras es el siguiente:
1. Identificar la necesidad: se pueden dividir en dos grandes grupos, internas y externas, sólo algunas son realmente urgentes y si se respeta el proceso de compra, las urgentes pueden desaparecer. Estas necesidades pueden ser identificadas por cualquier departamento de la empresa.
2. Solicitar la compra: El departamento que identifica la necesidad se comunica con el departamento de compras para hacer la solicitud, con un estimado en cantidad y tiempo en el que desea tener el producto disponible.
3. Verificación de historial de ventas de ese producto: Antes de buscar cotizaciones, y de saber si es una necesidad externa o interna, es importante verificar el historial de consumo interno o ventas externas del producto solicitado, tanto por cantidad de clientes que lo compran como por cantidad de unidades vendidas por mes o por cantidad de unidades consumidas internamente por mes, para poder tener un estimado de la compra que se desea hacer.
4. Definir cantidades: Según el requerimiento y el resultado del historial de compras, se puede tomar una decisión más efectiva en cuanto a la cantidad de producto o unidades a comprar.
5. Identificar proveedores: Aunque siempre hay que estar alerta de nuevas oportunidades en empresas que ofrezcan el producto que se busca, es de suma importancia mantener buenas relaciones y constante comunicación con los proveedores actuales que mantienen su calidad, respaldo, servicio y seriedad.
6. Solicitar cotizaciones: El estándar es pedir 3 cotizaciones para tomar la mejor decisión tomando en cuenta el precio, tiempo de entrega, calidad y servicio. Luego de un tiempo se estrechan lazos y se compra al mismo proveedor y se deja de solicitar otros presupuestos, pero al haber un incremento en el precio regular, se debe volver a pedir los otros dos presupuestos para entender si es por un aumento general del mercado o decisiones internas de ese proveedor.
7. Realizar la compra: En este momento hay que tener claras todas las reglas, si es a crédito o de contado, tiempos de entrega, tipos de impuestos que se aplican a esa compra, tipo de garantía y dejar todo por escrito antes de la compra.
8. Actualizar inventario y precio si aplica: Una vez recibidos los productos, y antes de almacenarlos o venderlos, hay que revisar que sean los correctos y que estén en óptimo estado, luego se deben cargar al sistema de inventario y actualizar el precio, si este tuvo algún cambio.
9. Ubicar y ofrecer a clientes que hayan comprado ese producto con anterioridad: Este paso ayudará a mover más rápido el inventario además que los clientes lo agradecerán porque pueden reponer su propio inventario.
10. Colocar recordatorio de nueva compra: es recomendable realizar esta práctica ya sea en el sistema administrativo o en el computador, porque se puede anticipar al momento de que se termine el producto y tener que esperar a que llegue de nueva, pudiendo ocasionar que se pierdan ventas.
Heriberto Gomes